Thủ tục nhập cư Nhật Bản: Nhập cảnh, đăng ký và xuất cảnh

Các thủ tục nhập cư Nhật Bản không kết thúc khi bạn có thị thực hoặc hoàn tất kiểm tra tại sân bay. Những bước áp dụng cho bạn phụ thuộc vào quốc tịch, mục đích chuyến đi, tư cách lưu trú được cấp phép và việc bạn là khách lưu trú ngắn hạn hay cư dân. Hướng dẫn này trình bày tiến trình thực tế từ khâu chuẩn bị trước khi khởi hành đến nhập cảnh, đăng ký tại địa phương, thông báo trong thời gian lưu trú và xuất cảnh vĩnh viễn. Bài viết cũng giải thích về thẻ nhập cảnh Nhật Bản, Visit Japan Web, thẻ cư trú và các cơ quan chính chịu trách nhiệm cho từng thủ tục.

Những thủ tục nhập cư Nhật Bản nào áp dụng cho bạn?

Bước đầu tiên là xác định nhóm hành chính của bạn. Khách du lịch, khách công tác, sinh viên trao đổi và người lao động đều có thể nhập cảnh Nhật Bản với tư cách công dân nước ngoài, nhưng nghĩa vụ tiếp theo của họ có thể rất khác nhau. Đừng chỉ phân loại bản thân dựa trên số ngày dự kiến lưu trú. Tư cách lưu trú, giấy phép hạ cánh, mục đích chuyến đi và các điều kiện chính thức cũng rất quan trọng.

Khách lưu trú ngắn hạn và cư dân trung hoặc dài hạn

Khách lưu trú ngắn hạn thường nhập cảnh để du lịch, dự các cuộc họp công tác, thăm người thân hoặc thực hiện một mục đích tạm thời khác. Khách lưu trú ngắn hạn thường không được cấp thẻ cư trú và không tham gia hệ thống đăng ký cư dân tại cơ quan hành chính cấp địa phương. Tuy vậy, du khách vẫn phải hoàn tất thủ tục nhập cư và hải quan, đồng thời phải rời đi hoặc được cấp phép hợp pháp khác trước khi thời hạn lưu trú được phép kết thúc.

Cư dân trung hoặc dài hạn đủ điều kiện là công dân nước ngoài được phép cư trú tại Nhật Bản theo một tư cách lưu trú cho mục đích liên tục như học tập, làm việc, cư trú cùng gia đình hoặc hoạt động được công nhận khác. Nhóm này thường liên quan đến thẻ cư trú, đăng ký địa chỉ với chính quyền địa phương, kết nối với Hệ thống đăng ký cư trú cơ bản và các nghĩa vụ thông báo bổ sung khi thông tin cá nhân hoặc tổ chức liên quan thay đổi.

Có những nhóm và hoàn cảnh cá nhân không thể được trình bày đầy đủ trong một bảng đơn giản. Ví dụ, cùng một mục đích chung có thể yêu cầu những thủ tục khác nhau tùy thuộc vào tư cách lưu trú hoặc giấy phép được cấp khi nhập cảnh. Trước khi khởi hành, hãy xác nhận quốc tịch, mục đích chuyến đi, cơ sở tư cách hoặc thị thực và thời hạn được phép thông qua đại sứ quán, lãnh sự quán Nhật Bản có liên quan, thông tin của Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản hoặc cơ quan chính thức khác.

Thị thực và tư cách lưu trú không giống với thủ tục hành chính

Thị thực và tư cách lưu trú có những vai trò khác nhau. Nhìn chung, thị thực gắn với yêu cầu đi đến Nhật Bản và xin phép hạ cánh, trong khi tư cách và thời hạn lưu trú được phép khi kiểm soát nhập cảnh quyết định người đó được làm gì và có thể ở lại bao lâu. Người được miễn thị thực cũng có tư cách nhập cư và thời hạn được phép sau khi hạ cánh, dù không xin thị thực trước chuyến đi.

Bài viết này nói về các thủ tục hành chính chứ không hướng dẫn cách xin thị thực. Bài viết không giải thích điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, một tư cách làm việc hoặc học tập cụ thể, việc thay đổi tư cách hay gia hạn thời hạn lưu trú. Những vấn đề đó phải được xử lý theo hướng dẫn hiện hành của cơ quan lãnh sự hoặc Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản. Đăng ký địa chỉ hoặc hoàn tất biểu mẫu trực tuyến không thể khắc phục một tư cách nhập cư không phù hợp, đã hết hạn hoặc không còn hiệu lực.

Tiến trình các bước chính

Hầu hết du khách có thể hiểu quy trình qua năm giai đoạn. Các nhiệm vụ cụ thể phụ thuộc vào nhóm đã xác định ở trên.

1. Trước khi khởi hành: xác nhận cơ sở nhập cảnh, chuẩn bị thông tin chuyến đi nhất quán và sử dụng Visit Japan Web nếu hướng dẫn hiện hành phù hợp với chuyến đi của bạn.
2. Khi nhập cảnh: hoàn tất kiểm tra nhập cư, nhận hoặc xác nhận giấy phép hạ cánh, hoàn tất thủ tục hải quan và nhận thẻ cư trú nếu bạn đủ điều kiện được cấp thẻ tại địa điểm đó.
3. Sau khi ổn định chỗ ở: cư dân đủ điều kiện đăng ký địa chỉ đầu tiên với cơ quan hành chính thành phố, quận, thị trấn hoặc làng có trách nhiệm, thường trong thời hạn 14 ngày áp dụng.
4. Trong thời gian lưu trú: thông báo những thay đổi áp dụng về địa chỉ, trường học, việc làm hoặc tổ chức tiếp nhận qua đúng kênh hành chính địa phương hoặc nhập cư.
5. Khi xuất cảnh: phân biệt chuyến đi tạm thời với việc chuyển đi vĩnh viễn, hoàn tất các thủ tục hành chính địa phương và liên quan đến tư cách lưu trú, đồng thời rời đi trước khi thời hạn được phép kết thúc.

Hãy sử dụng hướng xử lý sau: nếu chỉ tạm thời đến thăm, tập trung vào thông tin nhập cảnh, hải quan và ngày xuất cảnh được phép; nếu sẽ sinh sống tại Nhật Bản, hãy chuẩn bị thẻ cư trú và đăng ký địa chỉ tại địa phương; nếu là sinh viên hoặc người lao động, hãy hỏi xem tư cách của bạn có tạo ra nghĩa vụ thông báo của tổ chức tiếp nhận hay không; nếu thay đổi địa chỉ hoặc rời đi vĩnh viễn, hãy liên hệ với cơ quan hành chính địa phương có liên quan cũng như cơ quan nhập cư hoặc tổ chức liên quan.

Trước khi khởi hành: Chuẩn bị thủ tục nhập cảnh Nhật Bản

Chuẩn bị kỹ giúp giảm sự không nhất quán tại biên giới. Nhân viên nhập cư và hải quan xử lý những câu hỏi khác nhau, vì vậy hãy để hộ chiếu, thông tin chuyến đi, thông tin chỗ ở và giấy tờ liên quan đến tư cách lưu trú ở nơi dễ lấy. Đăng ký trực tuyến có thể giúp sắp xếp thông tin, nhưng không thay thế các điều kiện pháp lý để nhập cảnh.

Visit Japan Web và đăng ký nhập cảnh trực tuyến

Các dịch vụ của Cơ quan Kỹ thuật số mô tả Visit Japan Web là một dịch vụ web có thể được sử dụng để làm thủ tục thông quan nhập cư và khai báo hải quan. Du khách có thể dùng dịch vụ này để nhập thông tin chuyến đi và nhập cảnh, đồng thời làm theo quy trình kỹ thuật số được hiển thị cho hoàn cảnh của mình. Đây là tên dịch vụ chính thức hiện hành thường gắn với việc đăng ký nhập cư trực tuyến và chuẩn bị thủ tục hải quan của Nhật Bản.

Trở về nước thuận lợi với Visit Japan Web

Visit Japan Web không phải là thị thực, tư cách lưu trú hay sự bảo đảm rằng du khách sẽ được nhập cảnh. Việc hoàn tất biểu mẫu trực tuyến không loại bỏ yêu cầu phải có hộ chiếu phù hợp, thị thực hoặc cơ sở miễn thị thực, giấy tờ hỗ trợ và mục đích được phép. Dịch vụ này cũng không thay thế hướng dẫn của nhân viên nhập cư hoặc hải quan. Dịch vụ, các trường thông tin, kết quả kỹ thuật số và thủ tục tại sân bay có thể thay đổi, vì vậy hãy sử dụng trang chính thức của Cơ quan Kỹ thuật số thay vì một trang đăng ký không chính thức và làm theo hướng dẫn hiển thị khi chuẩn bị chuyến đi.

Hãy đảm bảo có thể truy cập xác nhận hoặc thông tin kỹ thuật số liên quan trong suốt chuyến đi, nhưng đừng chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình hoặc mã QR làm bằng chứng duy nhất về danh tính hay cơ sở nhập cảnh. Hộ chiếu và mọi giấy tờ tư cách cần thiết vẫn rất quan trọng. Nếu dịch vụ trực tuyến không khả dụng hoặc hoàn cảnh của bạn không phù hợp với quy trình này, hãy làm theo hướng dẫn hiện hành của hãng hàng không, sân bay, quầy nhập cư hoặc nhân viên hải quan.

Thẻ nhập cảnh và thông tin bạn khai báo

Cụm từ thẻ nhập cảnh Nhật Bản thường chỉ thẻ nhập cảnh hoặc thẻ xuống tàu bay dành cho công dân nước ngoài, được sử dụng để cung cấp thông tin phục vụ xử lý nhập cư. Visit Japan Web có thể cho phép gửi điện tử thông tin nhập cảnh liên quan như một phần của quy trình nhập cư. Quy trình kỹ thuật số hoặc giấy cụ thể có thể phụ thuộc vào hướng dẫn chính thức hiện hành, địa điểm nhập cảnh và hoàn cảnh của du khách.

Đừng cho rằng biểu mẫu giấy cũ, trang web từng sử dụng hoặc hướng dẫn đã lưu vẫn là quy trình hiện hành. Hãy làm theo hướng dẫn nhập cảnh chính thức áp dụng cho chuyến đi. Nếu cần biểu mẫu giấy hoặc biểu mẫu do sân bay cung cấp, hãy điền cẩn thận. Nếu quy trình hiện hành sử dụng thông tin đã gửi trực tuyến, hãy đảm bảo các chi tiết vẫn chính xác và có thể cung cấp khi được yêu cầu.

Giữ thông tin trên thẻ nhập cảnh hoặc đăng ký trực tuyến nhất quán với hộ chiếu và các giấy tờ khác. Những thông tin này bao gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, mục đích chuyến thăm, thời gian lưu trú dự kiến và thông tin chỗ ở hoặc liên hệ tại Nhật Bản khi được yêu cầu. Hãy trả lời trung thực và giải thích mọi khác biệt quan trọng thay vì cố làm cho các hồ sơ riêng biệt có vẻ nhất quán khi sự việc đã thay đổi. Thẻ nhập cảnh không giống đơn xin thị thực và không được xem là giấy thay thế cho đơn đó.

Giấy tờ và thông tin cần chuẩn bị

Sau đây là hướng dẫn chuẩn bị chung, không phải danh sách đầy đủ các yêu cầu nhập cư Nhật Bản. Giấy tờ được yêu cầu đối với khách lưu trú ngắn hạn có thể khác với người nhập cảnh để sinh sống, làm việc hoặc học tập.

• Hộ chiếu: mang theo hộ chiếu được sử dụng cho chuyến đi và đảm bảo thông tin cá nhân trùng khớp với hồ sơ chuyến đi.
• Cơ sở nhập cảnh: chuẩn bị thị thực áp dụng, cơ sở miễn thị thực hoặc thông tin về giấy phép liên quan khác.
• Mục đích và thời hạn: sẵn sàng giải thích lý do bạn nhập cảnh Nhật Bản và thời gian dự định lưu trú.
• Chỗ ở hoặc địa chỉ tại Nhật Bản: giữ sẵn tên và địa chỉ của khách sạn đầu tiên, nơi ở, ký túc xá của trường, chỗ ở do người sử dụng lao động sắp xếp hoặc thông tin liên hệ khác được yêu cầu.
• Giấy tờ liên quan đến tư cách lưu trú: nếu nhập cảnh để làm việc, học tập, đoàn tụ gia đình hoặc cư trú vì mục đích liên tục khác, hãy mang theo các giấy tờ mà cơ quan Nhật Bản chịu trách nhiệm hoặc tổ chức bảo trợ yêu cầu bạn chuẩn bị.
• Thông tin đăng ký trực tuyến: nếu sử dụng Visit Japan Web, hãy duy trì quyền truy cập vào thông tin chuyến đi và làm theo hướng dẫn hiện hành của sân bay để xuất trình thông tin.

Sinh viên và người lao động nên lấy danh sách giấy tờ từ trường học, người sử dụng lao động hoặc tổ chức tiếp nhận khác, trong khi các câu hỏi liên quan đến thị thực và quốc tịch nên được gửi đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ. Hãng vận chuyển hoặc nhân viên biên giới có thể yêu cầu thông tin khác nhau tùy nhóm du khách. Đừng cho rằng giấy tờ đã chuẩn bị cho hồ sơ thị thực tự động đủ cho mọi thủ tục nhập cư hoặc hành chính địa phương sau đó.

Tại biên giới Nhật Bản: Nhập cư, thẻ cư trú và hải quan

Quy trình khi đến gồm nhiều phần riêng biệt. Cơ quan nhập cư quyết định du khách có được phép hạ cánh hay không và theo những điều kiện nào. Hải quan xử lý hàng hóa và việc khai báo. Các thủ tục này có thể diễn ra gần nhau trong quy trình tại sân bay, nhưng hoàn tất một thủ tục không tự động hoàn tất thủ tục kia.

Kiểm tra nhập cư và giấy phép hạ cánh

Tại khâu kiểm tra nhập cư, nhân viên xem xét danh tính, mục đích chuyến đi, hộ chiếu, thị thực hoặc cơ sở nhập cảnh áp dụng, thông tin hỗ trợ và các điều kiện khác liên quan đến việc hạ cánh của du khách. Nhân viên có thể hỏi về kế hoạch lưu trú hoặc yêu cầu làm rõ giấy tờ. Việc hoàn tất biểu mẫu nhập cảnh trực tuyến không bảo đảm được phép nhập cảnh.

Thông tin về thủ tục nhập cảnh

Nếu được cấp giấy phép hạ cánh, tư cách và thời hạn được ghi nhận qua khâu kiểm soát nhập cảnh sẽ thiết lập cơ sở pháp lý cho thời gian lưu trú tiếp theo. Điều này khác với việc chỉ đếm số ngày trên đặt chỗ chuyến bay hoặc đặt phòng khách sạn. Trước khi rời khu vực kiểm tra, hãy kiểm tra hồ sơ hộ chiếu, thông tin giấy phép hạ cánh hoặc thẻ cư trú nếu có thể. Nếu thông tin cá nhân hoặc thời hạn được phép có vẻ không chính xác, hãy hỏi ngay nhân viên phụ trách thay vì chờ đến hạn hành chính sau này.

Hãy ghi lại rõ ngày kết thúc thời hạn được phép. Ngày này quyết định thời gian lưu trú theo quy định nhập cư ngay cả khi kế hoạch đi lại thay đổi, chuyến bay bị hủy hoặc thời gian ở lại chỗ ở được kéo dài. Các câu hỏi về việc thay đổi tư cách hoặc thời hạn là vấn đề nhập cư riêng biệt và nên được nêu với Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản trước khi giấy phép hiện tại trở thành vấn đề.

Cấp thẻ cư trú cho cư dân đủ điều kiện

Cư dân trung hoặc dài hạn đủ điều kiện được cấp thẻ cư trú làm bằng chứng về tư cách và thời hạn được phép. Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản giải thích rằng thẻ cư trú được cấp cho những người cư trú tại Nhật Bản trong thời gian trung hoặc dài hạn do được cấp phép liên quan đến tư cách lưu trú của họ.

Nếu sân bay hoặc cảng có liên quan hiện cung cấp dịch vụ cấp thẻ tại sân bay, thẻ có thể được cấp trong quá trình xử lý khi đến. Trong trường hợp khác, việc cấp hoặc gửi thẻ có thể diễn ra sau đó theo thủ tục áp dụng. Địa chỉ cũng có thể cần được nhập hoặc cập nhật sau khi cư dân thông báo địa chỉ tại Nhật Bản với chính quyền địa phương có trách nhiệm. Vì vậy, du khách nên làm theo hướng dẫn dành cho địa điểm nhập cảnh cụ thể, thay vì cho rằng mọi cư dân đều nhận thẻ theo cùng một cách.

Thẻ cư trú không phải là hộ chiếu, thị thực hay giấy thay thế cho giấy phép hạ cánh. Hộ chiếu xác định du khách và ghi nhận quốc tịch hoặc thông tin đi lại. Thị thực liên quan đến quy trình trước khi nhập cảnh trong trường hợp được yêu cầu. Giấy phép hạ cánh và thẻ cư trú thể hiện các điều kiện chi phối việc cư trú được phép. Hãy mang theo các giấy tờ áp dụng cho nhóm của bạn và kiểm tra tính chính xác của thông tin.

Hải quan và quy trình nhập cảnh kỹ thuật số

Nhập cư và hải quan là các cơ quan riêng biệt và đưa ra các quyết định riêng biệt, ngay cả khi Visit Japan Web hiển thị thông tin cho cả hai trong một quy trình trực tuyến.

Visit Japan Web có thể hỗ trợ khai báo hải quan cũng như thông tin nhập cảnh liên quan đến nhập cư. Hãy trả lời chính xác các câu hỏi hải quan, bao gồm câu hỏi về hàng hóa hoặc hành lý, và đi theo lối hoặc đến quầy do nhân viên sân bay chỉ dẫn. Việc thông quan nhập cư không tự động phê duyệt tờ khai hải quan, và tờ khai hải quan không xác lập tư cách lưu trú. Đừng dựa vào tuyên bố về việc xử lý nhanh hơn được bảo đảm hoặc tự động phê duyệt trừ khi cơ quan chính thức công khai cung cấp thông tin đó.

Sau khi nhập cảnh: Thẻ cư trú và đăng ký địa chỉ

Đối với người sẽ sinh sống tại Nhật Bản, thủ tục tại biên giới được tiếp nối bằng thủ tục hành chính địa phương. Thẻ cư trú và hồ sơ cư dân tại địa phương có mục đích khác nhau: một loại ghi nhận tư cách nhập cư, còn loại kia ghi nhận địa chỉ đăng ký của người đó phục vụ quản lý địa phương. Hoàn tất một thủ tục không loại bỏ thủ tục còn lại.

Thẻ cư trú ghi nhận những gì

Thẻ cư trú vừa là giấy chứng nhận cư trú được phép vừa là hồ sơ về các thông tin gắn với việc cư trú đó. Tùy tư cách và hoàn cảnh của người sở hữu, thẻ có thể thể hiện thông tin cá nhân, quốc tịch hoặc khu vực, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú, giấy phép liên quan đến công việc và địa chỉ đăng ký. Thẻ nhằm thể hiện các điều kiện theo đó cư dân nước ngoài đủ điều kiện được phép ở lại Nhật Bản.

Khách lưu trú ngắn hạn và những người không thuộc nhóm cư dân trung hoặc dài hạn đủ điều kiện thường không được cấp thẻ cư trú. Việc có thẻ cũng không có nghĩa là mọi công việc, khóa học hoặc hoạt động đều được phép. Người sở hữu phải tuân thủ các điều kiện của tư cách lưu trú và mọi giấy phép riêng. Duy trì thẻ cập nhật là một phần trong nhiều trách nhiệm nhập cư và hành chính địa phương, chứ không thay thế việc đăng ký địa chỉ hoặc thông báo về tư cách.

Đăng ký địa chỉ đầu tiên với chính quyền địa phương

Cư dân đủ điều kiện phải thông báo cho cơ quan hành chính thành phố, quận, thị trấn hoặc làng chịu trách nhiệm về nơi mình sinh sống. Quy tắc chung là báo địa chỉ trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển vào nơi ở. Quy tắc này gắn với việc xác lập nơi cư trú để đăng ký tại địa phương và không mặc nhiên giống với ngày hạ cánh tại sân bay.

Nếu chỗ ở đầu tiên của bạn là tạm thời, chẳng hạn ở khách sạn ngắn ngày trước khi chuyển vào nhà ở dài hạn, hãy hỏi cơ quan hành chính địa phương có trách nhiệm xem quy định áp dụng thế nào với hoàn cảnh của bạn. Mốc bắt đầu chính xác có thể phụ thuộc vào thời điểm bạn xác lập địa chỉ cần đăng ký. Sau khi hiểu rõ điểm này, hãy ghi lịch thời hạn áp dụng thay vì chờ đến khi cần các dịch vụ địa phương khác.

Hãy chuẩn bị danh sách kiểm tra ngắn cho cơ quan hành chính địa phương:

• Xác định cơ quan phụ trách địa chỉ thực tế của bạn, không chỉ cơ quan gần sân bay hoặc trường học nhất.
• Kiểm tra giờ mở cửa của quầy, yêu cầu đặt lịch, thông tin ngôn ngữ và giấy tờ định danh được chấp nhận trước khi đến.
• Mang theo thẻ cư trú nếu đã được cấp và hộ chiếu hoặc giấy tờ khác được yêu cầu trong trường hợp của bạn.
• Chuẩn bị đầy đủ địa chỉ bằng tiếng Nhật, bao gồm thông tin tòa nhà hoặc phòng nếu có.
• Hỏi cách giữ bằng chứng đã nộp thông báo và khi nào có thể yêu cầu giấy chứng nhận cư trú hoặc hồ sơ liên quan.

Yêu cầu về giấy tờ của chính quyền địa phương có thể khác nhau, đặc biệt khi thẻ cư trú chưa được cấp hoặc khi một người đăng ký cùng các thành viên gia đình. Cơ quan hành chính địa phương có thể cho bạn biết biểu mẫu và giấy tờ nào áp dụng. Hãy giữ lại mọi biên nhận, xác nhận hoặc bản sao được cung cấp sau khi thông báo.

Chuyển nơi ở trong Nhật Bản: Thông báo giữa các địa chỉ

Thủ tục địa chỉ chính xác phụ thuộc vào việc địa chỉ cũ và mới có nằm trong cùng một đơn vị hành chính hay không. Việc chuyển nhà trong cùng một thành phố, quận, thị trấn hoặc làng thường dùng thông báo thay đổi địa chỉ với chính quyền địa phương đó. Chuyển đến đơn vị hành chính khác thường bao gồm thông báo chuyển đi với chính quyền cũ và thông báo chuyển đến với chính quyền mới.

Cơ quan hành chính cũ và mới đều có thể có vai trò, vì vậy đừng cho rằng báo cho chủ nhà, trường học hoặc người sử dụng lao động sẽ cập nhật hồ sơ cư dân chính thức. Một số địa phương cung cấp lựa chọn trực tuyến hoặc qua bưu điện cho một phần quy trình, trong khi nơi khác yêu cầu đến trực tiếp hoặc cung cấp giấy tờ định danh bổ sung. Hãy hỏi cơ quan liên quan những bước áp dụng cho việc chuyển nhà cụ thể của bạn và giữ xác nhận của từng lần nộp.

Đăng ký cư trú cơ bản và bằng chứng địa chỉ

Đăng ký địa chỉ kết nối cư dân nước ngoài đủ điều kiện với Hệ thống đăng ký cư trú cơ bản của Nhật Bản. Hệ thống tạo hồ sơ địa phương chính thức về nơi cư trú đã đăng ký và hỗ trợ công tác quản lý của chính quyền địa phương. Đây khác với đơn xin tư cách nhập cư, nhưng là phần quan trọng của việc sống tại Nhật Bản với tư cách cư dân.

Hồ sơ cư dân hiện tại có thể cần thiết khi một người cần bằng chứng địa chỉ hoặc giấy chứng nhận khác của địa phương, nhận thư từ chính thức hoặc hoàn tất các thủ tục hành chính thường ngày. Địa chỉ không được cập nhật có thể khiến giấy tờ bị gửi sai nơi và làm các thủ tục sau này khó khăn hơn. Các hệ thống liên quan như My Number gắn với quản lý địa phương, nhưng My Number không phải là thị thực, tư cách lưu trú hay giấy phép làm việc.

Hỏi cơ quan hành chính địa phương xem những giấy chứng nhận, biểu mẫu và giấy tờ định danh nào hiện có cho trường hợp của bạn. Khi chuyển nhà, hãy cập nhật địa chỉ đăng ký qua quy trình của chính quyền địa phương thay vì chỉ dựa vào việc đổi địa chỉ riêng với ngân hàng, trường học, người sử dụng lao động hoặc dịch vụ giao hàng.

Nghĩa vụ thông báo và định danh trong thời gian lưu trú

Cư dân có thể có nghĩa vụ sau khi đăng ký địa chỉ ban đầu. Đây không phải là một báo cáo định kỳ thống nhất áp dụng cho mọi công dân nước ngoài. Nghĩa vụ phụ thuộc vào tư cách lưu trú, mối quan hệ với trường học hoặc người sử dụng lao động, tổ chức tiếp nhận và loại thay đổi. Hãy xem mỗi thay đổi là lý do để hỏi cơ quan nào phải được thông báo và thời hạn là khi nào.

Thay đổi về công việc, học tập hoặc tổ chức tiếp nhận

Một số sinh viên, người lao động và cư dân trung hoặc dài hạn khác phải thông báo cho cơ quan nhập cư khi thông tin về tổ chức tiếp nhận thay đổi. Tùy tư cách lưu trú, các sự kiện liên quan có thể bao gồm rời trường, thay đổi người sử dụng lao động hoặc tổ chức giáo dục, kết thúc một thỏa thuận hoặc thay đổi tên hay địa chỉ của tổ chức. Nghĩa vụ thông báo cũng có thể phát sinh khi tổ chức không còn thực hiện vai trò của mình.

Không phải mọi cư dân nước ngoài đều phải nộp mọi thông báo về tổ chức tiếp nhận. Nghĩa vụ áp dụng phụ thuộc vào tư cách lưu trú và sự kiện cụ thể. Một số thông báo có thời hạn ngắn, và thời hạn 14 ngày áp dụng cho một số loại thay đổi, nhưng đây không phải thời hạn chung cho mọi đơn hoặc thông báo nhập cư. Hãy hỏi trường học, người sử dụng lao động, tổ chức giám sát hoặc cơ quan dịch vụ nhập cư khu vực xem cần thông báo nào, gửi ở đâu và hạn chót là khi nào. Bản tóm tắt thực tế về các kênh thông báo của tổ chức tiếp nhận cũng được Đại học Kobecung cấp, nhưng quy định áp dụng cho tư cách của bạn phải do cơ quan có trách nhiệm xác nhận.

Khi có thể xảy ra thay đổi, hãy ghi lại ngày thay đổi và nhanh chóng bắt đầu quy trình xác nhận. Giữ bản sao các thông báo đã nộp cùng mọi xác nhận giao nhận hoặc xác nhận trực tuyến. Trường học hoặc người sử dụng lao động có thể giúp giải thích quy trình, nhưng cư dân vẫn chịu trách nhiệm hiểu nghĩa vụ áp dụng cho tư cách của mình.

Đơn xin cư trú trực tuyến và thông báo điện tử

Visit Japan Web được thiết kế cho việc thông quan nhập cư và khai báo hải quan liên quan đến nhập cảnh. Dịch vụ này không giống các kênh của Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản được sử dụng cho đơn xin cư trú hoặc thông báo điện tử trong thời gian lưu trú. Tùy vấn đề, một hệ thống hoặc thủ tục chính thức riêng có thể áp dụng cho việc gia hạn thời hạn lưu trú, thay đổi tư cách, đơn liên quan đến tư cách hoặc thông báo về tổ chức.

Nộp trực tuyến có thể chỉ dành cho một số người nộp đơn, đại diện, tổ chức hoặc loại thông báo nhất định. Tài khoản kỹ thuật số hoặc biểu mẫu trực tuyến tự nó không xác lập điều kiện đủ, sự chấp thuận hay việc gia hạn thời gian lưu trú hợp pháp. Người nộp đơn vẫn phải đáp ứng thời hạn pháp lý, nhập thông tin chính xác, tải lên hoặc cung cấp giấy tờ bắt buộc và đến cơ quan nhập cư nếu thủ tục yêu cầu.

Hãy sử dụng hướng dẫn hiện hành của Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản cho từng đơn hoặc thông báo cụ thể, thay vì tìm một biểu mẫu đăng ký nhập cư Nhật Bản trực tuyến chung. Giữ biên nhận nộp, số tham chiếu hoặc xác nhận khác, đồng thời kiểm tra xem hồ sơ đã hoàn tất hay cần thực hiện thêm bước nào. Đơn đã nộp không nhất thiết là đơn đã được phê duyệt.

Mang theo và xuất trình thẻ cư trú

Cư dân thuộc diện áp dụng phải mang theo thẻ cư trú và xuất trình khi nhân viên nhập cư hoặc nhân viên thực thi pháp luật có thẩm quyền yêu cầu. Phần Câu hỏi thường gặp của Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản giải thích nghĩa vụ mang theo thẻ và xuất trình khi các nhân viên liên quan yêu cầu.

Hãy giữ thẻ an toàn nhưng dễ lấy trong quá trình đi lại hằng ngày. Thẻ không thể thay thế hộ chiếu và không chứng minh rằng một hoạt động ngoài phạm vi tư cách của người đó được phép. Nếu thẻ bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng, hãy nhanh chóng sử dụng thủ tục báo cáo và cấp lại chính thức. Tùy hoàn cảnh, việc này có thể bao gồm báo mất hoặc trộm với cảnh sát và liên hệ cơ quan dịch vụ nhập cư khu vực để thực hiện thủ tục nhập cư. Không được tự ý sửa đổi thẻ hoặc dựa vào thẻ thay thế không chính thức.

Rời Nhật Bản và tránh các vấn đề về thời hạn lưu trú được phép

Xuất cảnh là giai đoạn cuối của cùng tiến trình nhập cư. Một chuyến đi ngắn ra nước ngoài trong thời gian vẫn đang cư trú và việc chuyển hẳn khỏi Nhật Bản có những hệ quả hành chính khác nhau. Cư dân nên phối hợp hồ sơ địa phương, giấy tờ nhập cư và sắp xếp với trường học hoặc nơi làm việc, thay vì xem đặt vé máy bay là nhiệm vụ xuất cảnh duy nhất.

Rời Nhật Bản và cập nhật hồ sơ địa phương

Một chuyến đi tạm thời ra nước ngoài không tự động có nghĩa là nơi cư trú đã đăng ký tại Nhật Bản chấm dứt. Nếu bạn rời vĩnh viễn một địa phương hoặc Nhật Bản, hãy hỏi cơ quan hành chính địa phương về thông báo chuyển đi phù hợp và thời điểm thực hiện. Cơ quan này có thể giải thích những hồ sơ địa chỉ và thủ tục địa phương nào cần đóng hoặc cập nhật.

Cư dân kết thúc thời gian lưu trú dài hạn cũng nên phối hợp với trường học, người sử dụng lao động, tổ chức tiếp nhận, đơn vị cung cấp nhà ở, công ty bảo hiểm và các đầu mối địa phương khác khi cần. Hãy hỏi nhân viên nhập cư cần xử lý thẻ cư trú thế nào khi xuất cảnh trong hoàn cảnh đi lại và tái nhập cảnh cụ thể của bạn, đồng thời làm theo hướng dẫn tại biên giới. Không vứt bỏ giấy tờ nhập cư trước khi xác nhận chúng cần được trả lại, giữ lại hay sử dụng cho một thủ tục hợp pháp khác.

Hãy lập danh sách xuất cảnh bằng văn bản, phân biệt thời gian vắng mặt tạm thời với việc chuyển đi vĩnh viễn. Điều này giúp tránh việc cư dân nộp thông báo địa phương quá sớm hoặc không nộp khi nơi cư trú đăng ký thực tế đã chấm dứt.

Theo dõi thời hạn lưu trú được phép

Ghi lại ngày kết thúc thời hạn được phép trên giấy phép hạ cánh hoặc thẻ cư trú. Đừng dựa vào đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, lịch làm việc của người sử dụng lao động hoặc ước tính cá nhân về số ngày được phép. Nếu kế hoạch thay đổi, ngày nhập cư vẫn là ngày có ý nghĩa, trừ khi được cấp giấy phép mới hợp pháp.

Ở lại Nhật Bản sau khi thời hạn được phép kết thúc có thể gây ra vấn đề nhập cư nghiêm trọng. Nếu bệnh tật, chuyến bay bị hủy, tình trạng khẩn cấp hoặc hoàn cảnh khác có thể khiến bạn không thể xuất cảnh đúng hạn, hãy liên hệ với Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản hoặc cơ quan dịch vụ nhập cư khu vực phù hợp trước ngày kết thúc. Hỏi về thủ tục hợp pháp cho hoàn cảnh cụ thể. Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý cá nhân, và việc liên hệ với cơ quan chức năng không bảo đảm một biện pháp khắc phục cụ thể sẽ được chấp thuận.

Khi nào cần liên hệ cơ quan chính thức

Sử dụng sơ đồ cơ quan đơn giản sau để quyết định nơi bắt đầu:

• Cơ quan hành chính thành phố, quận, thị trấn hoặc làng: đăng ký địa chỉ đầu tiên, thay đổi địa chỉ, thông báo chuyển đi, hồ sơ cư dân và các giấy chứng nhận địa phương liên quan.
• Cơ quan dịch vụ nhập cư khu vực hoặc Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản: tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú, thẻ cư trú, thông báo của tổ chức tiếp nhận, đơn nhập cư và những lo ngại có thể liên quan đến việc lưu trú quá hạn.
• Đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản: điều kiện thị thực, đơn xin thị thực và câu hỏi liên quan đến quốc tịch trước chuyến đi.
• Trường học, người sử dụng lao động hoặc tổ chức tiếp nhận: thông tin về mối quan hệ hoặc sự kiện có thể kích hoạt nghĩa vụ thông báo cụ thể theo tư cách lưu trú.

Hãy nhanh chóng liên hệ cơ quan chức năng nếu bạn không chắc mình thuộc nhóm cư dân nào, chưa nhận được thẻ cư trú dự kiến, bỏ lỡ hạn thông báo địa chỉ, thay đổi trường học hoặc nơi làm việc, làm mất hoặc hư hỏng giấy tờ nhập cư hoặc có thể không thể rời đi trước ngày được phép. Cơ quan hành chính địa phương thường xử lý hồ sơ địa chỉ, còn cơ quan nhập cư xử lý các vấn đề về tư cách và thẻ cư trú. Nếu tình tiết phức tạp hoặc có khả năng phát sinh hậu quả nhập cư nghiêm trọng, hãy cân nhắc xin tư vấn từ chuyên gia nhập cư đủ trình độ.

Danh sách kiểm tra thực tế về thủ tục nhập cư Nhật Bản

Hãy dùng danh sách này làm điểm khởi đầu, sau đó đối chiếu từng mục với nhóm của bạn. Khách lưu trú ngắn hạn thường sử dụng nhóm đầu tiên và các bước nhập cảnh, trong khi sinh viên, người lao động và cư dân khác cần thực hiện thêm các bước địa phương và liên tục.

Danh sách kiểm tra trước chuyến đi

Đối với mọi du khách:

• Xác nhận cơ sở nhập cảnh theo quốc tịch, mục đích chuyến đi và thời gian lưu trú dự kiến.
• Kiểm tra hướng dẫn nhập cảnh chính thức hiện hành của Nhật Bản cùng mọi điều kiện thị thực hoặc miễn thị thực áp dụng.
• Đảm bảo thông tin hộ chiếu trùng khớp với thông tin của hãng hàng không, chỗ ở, thẻ nhập cảnh và đăng ký trực tuyến.
• Chuẩn bị chỗ ở đầu tiên hoặc địa chỉ liên hệ tại Nhật Bản và thông tin cần thiết cho thủ tục khi nhập cảnh.
• Xem hướng dẫn Visit Japan Web hiện hành trên trang chính thức của Cơ quan Kỹ thuật số nếu bạn định sử dụng đăng ký nhập cảnh trực tuyến.

Đối với người nhập cảnh để sinh sống, làm việc hoặc học tập:

• Xác nhận giấy tờ và hướng dẫn liên quan đến tư cách lưu trú do trường học, người sử dụng lao động, người bảo trợ gia đình hoặc tổ chức tiếp nhận khác cung cấp.
• Tìm hiểu xem thẻ cư trú dự kiến được cấp tại điểm nhập cảnh hay có thể được cấp sau.
• Xác định cơ quan hành chính địa phương phụ trách địa chỉ đầu tiên và ghi lại giờ làm việc cũng như yêu cầu thủ tục.
• Ghi lại thời hạn được phép mà bạn dự kiến nhận khi hạ cánh, sau đó kiểm tra ngày thực tế sau khi hoàn tất kiểm tra nhập cư.

Danh sách kiểm tra khi nhập cảnh và 14 ngày đầu tiên

1. Hoàn tất kiểm tra nhập cư và trả lời trung thực các câu hỏi về danh tính, mục đích, giấy tờ và thời gian lưu trú dự kiến.
2. Nếu có thể, hãy xác nhận giấy phép hạ cánh và ngày kết thúc thời hạn được phép trước khi rời khu vực kiểm tra.
3. Nhận hoặc xác nhận thẻ cư trú nếu đủ điều kiện và làm theo hướng dẫn nếu thẻ được cấp sau.
4. Hoàn tất thủ tục hải quan riêng biệt và khai báo hàng hóa chính xác theo hướng dẫn hiện hành của sân bay hoặc cảng.
5. Nếu sẽ sinh sống tại Nhật Bản, hãy xác định thời điểm nơi cư trú đăng ký của bạn bắt đầu, đặc biệt khi chỗ ở đầu tiên là tạm thời.
6. Trong thời hạn thông báo địa chỉ 14 ngày áp dụng, hãy đến đúng cơ quan hành chính địa phương với thẻ cư trú, hộ chiếu, thông tin địa chỉ và các giấy tờ khác được yêu cầu.
7. Giữ bản sao hoặc xác nhận của các biểu mẫu địa phương và hỏi cách xin bằng chứng địa chỉ hoặc các giấy chứng nhận cư dân khác.

14 ngày đầu tiên đặc biệt quan trọng đối với cư dân mới. Nếu bạn lại chuyển chỗ ở ngay sau khi nhập cảnh, hãy hỏi xem có cần đăng ký địa chỉ đầu tiên hay không và việc chuyển tiếp theo phải được thông báo thế nào. Hướng dẫn địa phương có thể khác nhau về biểu mẫu, thời điểm và phương thức nộp sẵn có.

Danh sách kiểm tra trong thời gian lưu trú và khi xuất cảnh

• Giữ thẻ cư trú an toàn, mang theo khi được yêu cầu và sử dụng thủ tục chính thức nếu thẻ bị mất, bị đánh cắp hoặc hư hỏng.
• Luôn cập nhật địa chỉ đăng ký với chính quyền địa phương mỗi khi chuyển nhà.
• Hỏi trường học, người sử dụng lao động hoặc tổ chức tiếp nhận xem thay đổi về việc học, công việc hoặc thông tin tổ chức có tạo ra nghĩa vụ thông báo nhập cư hay không.
• Nộp đúng thông báo hoặc đơn xin cư trú qua kênh hành chính địa phương, cơ quan nhập cư, bưu điện hoặc trực tuyến bắt buộc trong thời hạn áp dụng.
• Ghi lại ngày kết thúc thời hạn được phép và hành động trước ngày đó nếu thay đổi kế hoạch có thể ảnh hưởng đến việc xuất cảnh đúng hạn hoặc một đơn hợp pháp khác.
• Khi xuất cảnh vĩnh viễn, hãy xác nhận quy trình thông báo chuyển đi tại địa phương và phối hợp các thủ tục phù hợp với trường học, người sử dụng lao động, bảo hiểm, nhà ở, thẻ cư trú và cơ quan nhập cư.

Các thủ tục nhập cư Nhật Bản dễ quản lý nhất khi mỗi bước được gắn với đúng cơ quan và thời hạn. Vì biểu mẫu, dịch vụ trực tuyến và hướng dẫn địa phương có thể thay đổi, hãy sử dụng thông tin hiện hành từ Cơ quan Dịch vụ Nhập cư Nhật Bản, các cơ quan dịch vụ nhập cư khu vực, cơ quan hành chính địa phương, Visit Japan Web và đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản phù hợp với trường hợp của bạn.