Japanin maahanmuuttomenettelyt: saapuminen, rekisteröinti ja maasta lähtö

Japanin maahanmuuttomenettelyt eivät pääty viisumiin tai lentoasemalla tehtävään tarkastukseen. Sinua koskevat vaiheet riippuvat kansalaisuudestasi, matkasi tarkoituksesta, sallitusta asemastasi sekä siitä, oletko lyhytaikainen vierailija vai asukas. Tämä opas seuraa käytännön aikajanaa lähtöä edeltävistä valmisteluista saapumiseen, paikalliseen rekisteröintiin, oleskelun aikaisiin ilmoituksiin ja pysyvään maasta lähtöön. Siinä selitetään myös Japanin saapumiskortti, Visit Japan Web, oleskelukortit sekä kunkin menettelyn pääasiallisesti hoitavat viranomaiset.

Mitä Japanin maahanmuuttomenettelyjä sinuun sovelletaan?

Ensimmäinen vaihe on määrittää hallinnollinen luokkasi. Turisti, liikematkailija, vaihto-opiskelija ja työntekijä voivat kaikki saapua Japaniin ulkomaalaisina, mutta heidän jatkuvat velvollisuutensa voivat olla hyvin erilaisia. Älä luokittele itseäsi vain odotetun oleskelupäivien määrän perusteella. Myös oleskeluasema, maahantulolupa, matkan tarkoitus ja viralliset ehdot ovat tärkeitä.

Lyhytaikaiset vierailijat ja keskipitkän tai pitkän ajan asukkaat

Lyhytaikainen vierailija saapuu yleensä matkailun, liiketapaamisten, sukulaisten tapaamisen tai muun tilapäisen tarkoituksen vuoksi. Lyhytaikainen vierailija ei yleensä saa oleskelukorttia eikä häntä merkitä kunnan asukasrekisteriin. Matkustajan on silti suoritettava maahanmuutto- ja tullimuodollisuudet sekä lähdettävä maasta tai hankittava muu laillinen lupa sallitun oleskeluajan päättyessä.

Kelpoisuusehdot täyttävä keskipitkän tai pitkän ajan asukas on ulkomaalainen, jolla on lupa asua Japanissa jatkuvaa tarkoitusta, kuten opiskelua, työskentelyä, perheeseen liittyvää asumista tai muuta tunnustettua toimintaa varten. Tähän luokkaan liittyvät yleensä oleskelukortti, osoitteen rekisteröinti kunnassa, yhteys perusasukasrekisterijärjestelmään sekä lisäilmoitukset, kun asiaankuuluvat henkilö- tai organisaatiotiedot muuttuvat.

Kaikki luokat ja yksilölliset tilanteet eivät sovi siististi yksinkertaiseen taulukkoon. Esimerkiksi sama yleinen tarkoitus voi merkitä erilaisia vaatimuksia oleskeluaseman tai maahantulon yhteydessä myönnetyn luvan mukaan. Vahvista ennen lähtöä kansalaisuutesi, matkasi tarkoitus, asemasi tai viisumiperusteesi sekä sallittu ajanjakso asianomaisesta Japanin suurlähetystöstä, konsulaatista, maahanmuutto- ja oleskeluviraston tiedoista tai muulta viralliselta viranomaiselta.

Viisumi ja oleskeluasema eivät ole sama asia kuin hallinnolliset menettelyt

Viisumikka ja oleskeluasema palvelevat eri tarkoituksia. Yleisesti viisumi liittyy pyyntöön matkustaa Japaniin ja hakea maahantulolupaa, kun taas asema ja maahantulossa sallittu oleskeluaika määräävät, mitä henkilö saa tehdä ja kuinka kauan hän voi oleskella. Myös viisumivapaasti matkustavalla on maahanmuuttoasema ja maahantulon jälkeinen sallittu ajanjakso, vaikka viisumia ei olisi hankittu ennen matkaa.

Tämä artikkeli käsittelee hallinnollisia menettelyjä, ei viisumin hankkimista. Siinä ei selitetä kelpoisuutta Certificate of Eligibility -todistukseen, tiettyyn työ- tai opiskeluasemaan, aseman vaihtoon tai oleskeluajan pidennykseen. Nämä asiat on hoidettava ajantasaisen konsulaatin tai maahanmuutto- ja oleskeluviraston ohjeistuksen mukaisesti. Osoitteen rekisteröinti tai verkkolomakkeen täyttäminen ei korjaa sopimatonta, vanhentunutta tai muutoin pätemätöntä maahanmuuttoasemaa.

Päävaiheiden aikajana

Useimmat matkustajat voivat ymmärtää prosessin viiden vaiheen kautta. Tarkat tehtävät riippuvat edellä määritellystä luokasta.

1. Ennen lähtöä: vahvista maahantulon peruste, valmistele yhdenmukaiset matkatiedot ja käytä Visit Japan Webiä, jos sen ajantasaiset ohjeet sopivat matkaasi.
2. Saapuessa: suorita maahanmuuttotarkastus, vastaanota tai vahvista maahantulolupa, hoida tullimuodollisuudet ja nouda oleskelukortti, jos olet oikeutettu saamaan sen kyseisessä paikassa.
3. Asetuttuasi: kelpoisuusehdot täyttävä asukas rekisteröi ensimmäisen osoitteen vastuullisessa kaupunki-, suuralue-, kunta- tai kylätoimistossa yleensä sovellettavan 14 päivän määräajan kuluessa.
4. Oleskelun aikana: ilmoita osoitteen, oppilaitoksen, työn tai vastaanottavan organisaation soveltuvat muutokset oikean kunta- tai maahanmuuttokanavan kautta.
5. Lähtiessä: erota tilapäinen matka pysyvästä muutosta, hoida asiaankuuluvat kunta- ja asemaan liittyvät tehtävät ja lähde ennen sallitun ajanjakson päättymistä.

Käytä tätä päätöspolkua: jos vierailet tilapäisesti, keskity maahantulotietoihin, tulliin ja sallittuun lähtöpäivään; jos aiot asua Japanissa, varaudu oleskelukorttiin ja paikalliseen osoiterekisteröintiin; jos olet opiskelija tai työntekijä, selvitä aiheuttaako asemasi ilmoituksia vastaanottavalle organisaatiolle; jos vaihdat osoitetta tai lähdet pysyvästi, ota yhteyttä asianomaiseen kunnan toimistoon sekä soveltuvaan maahanmuutto- tai organisaatioyhteyshenkilöön.

Ennen lähtöä: valmistaudu Japanin maahantulomenettelyihin

Hyvä valmistautuminen vähentää epäjohdonmukaisuuksia rajalla. Maahanmuuttovirkailijat ja tullivirkailijat käsittelevät eri kysymyksiä, joten pidä passi, matkatiedot, majoitustiedot ja asemaan liittyvät asiakirjat helposti saatavilla. Verkkorekisteröinti voi järjestää tiedot, mutta se ei korvaa maahantulon laillisia ehtoja.

Visit Japan Web ja saapumisen verkkorekisteröinti

Digitaalisen viraston palvelut kuvaa Visit Japan Webin verkkopalveluksi, jota voidaan käyttää maahanmuuttoselvitykseen ja tulliselvitykseen. Matkustajat voivat syöttää palveluun matka- ja saapumistietoja sekä seurata tilanteeseensa näytettyä digitaalista työnkulkua. Se on nykyinen virallinen palvelunimi, joka yleensä yhdistetään Japanin verkkopohjaiseen maahanmuuttorekisteröintiin ja tullivalmisteluun.

Sujuva paluu kotiin Visit Japan Webin avulla

Visit Japan Web ei ole viisumi, oleskeluasema eikä takuu siitä, että matkustaja hyväksytään maahan. Verkkolomakkeen täyttäminen ei poista tarvetta pitää hallussa oikeaa passia, viisumia tai viisumivapauden perustetta, tukiasiakirjoja ja hyväksyttyä matkustustarkoitusta. Se ei myöskään korvaa maahanmuutto- tai tullivirkailijoiden ohjeita. Palvelu, käytettävissä olevat kentät, digitaaliset tulokset ja lentoasemamenettelyt voivat muuttua, joten käytä epävirallisen rekisteröintisivuston sijaan Digitaalisen viraston virallista sivua ja noudata matkaa valmistellessasi näytettäviä ohjeita.

Pidä asiaankuuluva vahvistus tai digitaaliset tiedot saatavilla matkan aikana, mutta älä luota kuvakaappaukseen tai QR-koodiin ainoana henkilöllisyytesi tai maahantuloperusteesi todisteena. Passisi ja vaaditut asemaan liittyvät asiakirjat ovat edelleen tärkeitä. Jos verkkopalvelu ei ole käytettävissä tai tilanteesi ei sovi sen työnkulkuun, noudata lentoyhtiön, lentoaseman, maahanmuuttotiskin tai tullivirkailijan ajantasaisia ohjeita.

Saapumiskortit ja ilmoitettavat tiedot

Ilmaus Japanin saapumiskortti tarkoittaa yleensä ulkomaalaisen saapumis- tai maihinnousukorttia, jolla annetaan tietoja maahanmuuttokäsittelyä varten. Visit Japan Web voi mahdollistaa asiaankuuluvien saapumistietojen sähköisen lähettämisen osana maahanmuuton työnkulkua. Tarkka sähköinen tai paperinen menettely voi riippua ajantasaisista virallisista ohjeista, saapumispaikasta ja matkustajan tilanteesta.

Älä oleta, että vanha paperilomake, aiemmin käytetty verkkosivusto tai tallennettu ohje on edelleen ajantasainen. Noudata matkallesi saatavilla olevia virallisia saapumisohjeita. Jos paperi- tai lentoaseman tarjoama lomake vaaditaan, täytä se huolellisesti. Jos nykyisessä työnkulussa käytetään jo verkossa lähetettyjä tietoja, varmista, että tiedot ovat edelleen oikein ja saatavilla pyydettäessä.

Pidä saapumiskortin tai verkkorekisteröinnin tiedot yhdenmukaisina passisi ja muiden asiakirjojesi kanssa. Tähän kuuluvat nimesi, syntymäaikasi, kansalaisuutesi, vierailusi tarkoitus, suunniteltu oleskeluaika sekä pyydettäessä japanilaisen majoituksen tai yhteyshenkilön tiedot. Anna totuudenmukaiset vastaukset ja selitä olennainen ero sen sijaan, että yrittäisit saada erilliset tiedot näyttämään yhdenmukaisilta tosiseikkojen muututtua. Saapumiskortti ei ole sama asia kuin viisumihakemus eikä sitä tule pitää sen korvikkeena.

Valmisteltavat asiakirjat ja tiedot

Seuraava on yleinen valmisteluopas, ei tyhjentävä luettelo Japanin maahanmuuttovaatimuksista. Lyhytaikaiselta vierailijalta pyydettävät asiakirjat voivat erota niistä, joita pyydetään asumaan, työskentelemään tai opiskelemaan tulevalta.

• Passi: ota matkalla käytettävä passi mukaan ja varmista, että henkilötiedot vastaavat matkatietojasi.
• Maahantuloperuste: pidä soveltuva viisumi, viisumivapauden peruste tai muut lupaan liittyvät tiedot saatavilla.
• Tarkoitus ja kesto: valmistaudu selittämään, miksi saavut Japaniin ja kuinka kauan aiot oleskella.
• Japanilainen majoitus tai osoite: pidä ensimmäisen hotellisi, asuntosi, opiskelija-asuntosi, työnantajan järjestämän majoituksen tai muun pyydetyn yhteystiedon nimi ja osoite saatavilla.
• Asemaan liittyvät asiakirjat: jos saavut työskentelemään, opiskelemaan, perheen luo tai muusta jatkuvasta syystä asumaan, ota mukaan asiakirjat, jotka vastuullinen japanilainen viranomainen tai sponsoroiva organisaatio on kehottanut tuomaan.
• Verkkorekisteröinnin tiedot: jos käytät Visit Japan Webiä, säilytä pääsy matkatietoihin ja noudata ajantasaisia lentoaseman ohjeita niiden esittämisestä.

Opiskelijoiden ja työntekijöiden tulee hankkia asiakirjaluettelo oppilaitokselta, työnantajalta tai muulta vastaanottavalta organisaatiolta, kun taas viisumia ja kansalaisuutta koskevat kysymykset tulee osoittaa hakemuksesta vastaavalle Japanin suurlähetystölle tai konsulaatille. Lentoyhtiö tai rajaviranomainen voi pyytää matkustajaluokan mukaan erilaisia tietoja. Älä oleta, että viisumihakemusta varten valmisteltu asiakirja riittää automaattisesti jokaiseen myöhempään maahanmuutto- tai kuntamenettelyyn.

Japanin rajalla: maahanmuutto, oleskelukortit ja tulli

Saapumiskäsittelyssä on useita erillisiä osia. Maahanmuutto ratkaisee, saako matkustaja tulla maahan ja millä sallituilla ehdoilla. Tulli käsittelee tavaroita ja ilmoituksia. Menettelyt voivat lentoaseman työnkulussa tapahtua lähekkäin, mutta yhden suorittaminen ei automaattisesti täytä toista.

Maahanmuuttotarkastus ja maahantulolupa

Maahanmuuttotarkastuksessa virkailija tarkistaa matkustajan henkilöllisyyden, matkan tarkoituksen, passin, viisumin tai soveltuvan maahantuloperusteen, tukitiedot sekä muut maahantuloon liittyvät ehdot. Virkailija voi kysyä suunnitellusta oleskelusta tai pyytää asiakirjoista lisäselvitystä. Täytetty sähköinen saapumislomake ei takaa maahanpääsyä.

Tietoa maahantulomenettelyistä

Jos maahantulolupa myönnetään, maahantulovalvonnassa kirjattu asema ja ajanjakso muodostavat seuraavan oleskelun lailliset puitteet. Tämä eroaa pelkästä lentovarauksen tai hotellivarauksen päivien laskemisesta. Tarkista ennen tarkastusalueelta poistumista mahdollisuuksien mukaan passiin merkitty tieto, maahantulolupa tai oleskelukortti. Jos henkilötieto tai sallittu ajanjakso vaikuttaa virheelliseltä, kysy vastuulliselta virkailijalta viipymättä sen sijaan, että odottaisit myöhempää hallinnollista määräaikaa.

Pidä sallitun päättymispäivän tiedot selkeästi tallessa. Päivä määrää maahanmuuttoa koskevan oleskelun, vaikka matkasuunnitelma muuttuisi, lento peruttaisiin tai majoitusta pidennettäisiin. Aseman tai ajanjakson muuttamista koskevat kysymykset ovat erillisiä maahanmuuttoasioita, ja ne tulee ottaa esille maahanmuutto- ja oleskeluviraston kanssa ennen kuin nykyinen lupa aiheuttaa ongelmia.

Oleskelukortin myöntäminen kelpoisuusehdot täyttäville asukkaille

Kelpoisuusehdot täyttävät keskipitkän tai pitkän ajan asukkaat saavat oleskelukortin todisteeksi sallitusta asemastaan ja oleskeluajastaan. Maahanmuutto- ja oleskeluvirasto selittää, että oleskelukortit myönnetään henkilöille, jotka asuvat Japanissa keskipitkän tai pitkän ajan oleskeluasemaan liittyvän luvan perusteella.

Jos kyseinen lentoasema tai satama tarjoaa tällä hetkellä kortin myöntämisen paikan päällä, kortti voidaan myöntää osana saapumiskäsittelyä. Muissa tapauksissa myöntäminen tai toimitus voi tapahtua myöhemmin sovellettavan menettelyn mukaisesti. Osoite on ehkä lisättävä tai päivitettävä sen jälkeen, kun asukas ilmoittaa japanilaisen osoitteen vastuulliselle kunnalle. Noudata siksi tietylle saapumispaikalle annettuja ohjeita äläkä oleta, että jokainen asukas saa kortin täsmälleen samalla tavalla.

Oleskelukortti ei ole passi, viisumi eikä maahantuloluvan korvike. Passi tunnistaa matkustajan ja sisältää kansalaisuus- tai matkustustietoja. Viisumi koskee sitä edeltävää maahantuloprosessia, jos viisumia vaaditaan. Maahantulolupa ja oleskelukortti osoittavat sallitun oleskelun ehdot. Pidä hallussa luokkaasi koskevat asiakirjat ja tarkista tietojen oikeellisuus.

Tulli ja digitaalinen saapumistyönkulku

Maahanmuutto ja tulli ovat erillisiä viranomaisia ja erillisiä päätöksiä, vaikka Visit Japan Web esittää molempien tietoja yhdessä verkkotyönkulussa.

Visit Japan Web voi tukea tulliselvityksiä sekä maahanmuuttoon liittyviä saapumistietoja. Vastaa tullikysymyksiin oikein, myös tavaroita tai matkatavaroita koskeviin kysymyksiin, ja käytä lentoaseman henkilökunnan osoittamaa reittiä tai tiskiä. Maahanmuuttoselvitys ei automaattisesti hyväksy tulli-ilmoitusta, eikä tulli-ilmoitus vahvista oleskeluasemaa. Älä luota väitteisiin taatusti nopeammasta käsittelystä tai automaattisesta hyväksynnästä, ellei virallinen viranomainen nimenomaisesti ilmoita sellaisesta.

Saapumisen jälkeen: oleskelukortit ja osoitteen rekisteröinti

Japanissa asuvan henkilön rajakäsittelyä seuraa paikallinen hallinto. Oleskelukortti ja kunnan asukasrekisteri palvelevat eri tarkoituksia: toinen dokumentoi maahanmuuttoaseman ja toinen henkilön rekisteröidyn osoitteen paikallista hallintoa varten. Toisen suorittaminen ei poista toista.

Mitä oleskelukorttiin merkitään

Oleskelukortti on sekä todiste sallitusta oleskelusta että tähän oleskeluun liittyvien tietojen rekisteri. Henkilön asemasta ja tilanteesta riippuen siinä voi näkyä henkilötietoja, kansalaisuus tai alue, oleskeluasema, oleskeluaika, työntekoon liittyvä lupa ja rekisteröity osoite. Kortin tarkoitus on osoittaa ehdot, joiden nojalla kelpoisuusehdot täyttävä ulkomaalainen asukas saa oleskella Japanissa.

Lyhytaikaiset vierailijat ja henkilöt, jotka eivät kuulu kelpoisuusehdot täyttäviin keskipitkän tai pitkän ajan asukkaisiin, eivät yleensä saa oleskelukorttia. Kortti ei myöskään tarkoita, että jokainen työ, opiskelu tai toiminta olisi sallittu. Haltijan on noudatettava aseman ehtoja ja mahdollisia erillisiä lupia. Kortin pitäminen ajan tasalla on osa laajempia maahanmuutto- ja kuntavelvollisuuksia, eikä se korvaa osoitteen rekisteröintiä tai asemaa koskevia ilmoituksia.

Rekisteröi ensimmäinen osoitteesi kuntaan

Kelpoisuusehdot täyttävän asukkaan on ilmoitettava siitä kaupunki-, suuralue-, kunta- tai kylätoimistolle, joka vastaa asuinpaikasta. Yleissäännön mukaan osoite ilmoitetaan 14 päivän kuluessa asuntoon muuttamisesta. Sääntö liittyy paikallista rekisteröintiä varten perustettuun asuinpaikkaan eikä automaattisesti vastaa lentoasemalle saapumisen päivämäärää.

Jos ensimmäinen majoituksesi on tilapäinen, esimerkiksi lyhyt hotellijakso ennen pitkäaikaiseen kotiin muuttamista, kysy vastuulliselta kunnan toimistolta, miten sääntö soveltuu tilanteeseesi. Oikea alkamisajankohta voi riippua siitä, milloin rekisteröitävä osoite vakiintuu. Merkitse sovellettava määräaika kalenteriisi tämän selvittyä äläkä odota muiden paikallisten palvelujen tarvitsemista.

Laadi lyhyt kunnan toimiston tarkistuslista:

• Selvitä todellisesta osoitteestasi vastaava toimisto, älä ainoastaan lentoasemaa tai koulua lähinnä olevaa toimistoa.
• Tarkista ennen käyntiä palvelutiskin aukioloajat, ajanvarausvaatimukset, kielitiedot ja hyväksyttävä henkilöllisyystodistus.
• Ota mukaan oleskelukortti, jos se on myönnetty, sekä passi tai muut asiassasi pyydetyt asiakirjat.
• Pidä koko japanilainen osoite saatavilla, mukaan lukien rakennus- tai huonetiedot, jos ne ovat tiedossa.
• Kysy, miten voit säilyttää todisteen ilmoituksen jättämisestä ja milloin asukastodistuksen tai muun vastaavan asiakirjan voi pyytää.

Kunnan asiakirjavaatimukset voivat vaihdella erityisesti silloin, kun oleskelukorttia ei ole vielä myönnetty tai henkilö rekisteröityy perheenjäsenten kanssa. Kunnan toimisto kertoo, mitä lomakkeita ja asiakirjoja tarvitaan. Säilytä ilmoituksen jälkeen annettu kuitti, vahvistus tai kopio.

Muutto Japanin sisällä: ilmoitukset osoitteiden välillä

Oikea osoitemenettely riippuu siitä, ovatko vanha ja uusi osoite samassa kunnassa. Muutto yhden kaupungin, suuralueen, kunnan tai kylän sisällä ilmoitetaan yleensä osoitteenmuutosilmoituksella kyseiseen kuntaan. Muutto toiseen kuntaan edellyttää tavallisesti entisen kunnan muuttoilmoitusta ja uuden kunnan muuttoilmoitusta.

Sekä entisellä että uudella kunnan toimistolla voi olla tehtävä, joten älä oleta, että vuokranantajalle, koululle tai työnantajalle ilmoittaminen päivittää virallisen asukasrekisterin. Jotkin kunnat tarjoavat verkkopalvelun tai postivaihtoehdon osaan prosessia, kun taas toiset vaativat käynnin tai lisätodistuksia. Kysy asianomaiselta toimistolta, mitä vaiheita juuri sinun muuttoosi sovelletaan, ja säilytä jokaisen ilmoituksen vahvistus.

Perusasukasrekisteri ja osoitetodistus

Osoitteen rekisteröinti liittää kelpoisuusehdot täyttävät ulkomaalaiset asukkaat Japanin perusasukasrekisterijärjestelmään. Se luo virallisen paikallisen tiedon henkilön rekisteröidystä asuinpaikasta ja tukee kunnallista hallintoa. Tämä eroaa maahanmuuttoaseman hakemuksesta, mutta on tärkeä osa asumista Japanissa asukkaana.

Ajantasainen asukasrekisteri voi olla tarpeen, kun henkilö tarvitsee osoitetodistuksen tai muita kunnan todistuksia, vastaanottaa virallista postia tai hoitaa arjen hallinnollisia asioita. Päivittämätön osoite voi ohjata asiakirjat väärään paikkaan ja vaikeuttaa myöhempiä menettelyjä. My Numberin kaltaiset järjestelmät liittyvät kunnalliseen hallintoon, mutta My Number ei ole viisumi, oleskeluasema eikä työntekolupa.

Kysy kunnan toimistolta, mitä todistuksia, lomakkeita ja henkilöllisyysasiakirjoja tilanteeseesi on tällä hetkellä saatavilla. Muuttaessasi päivitä rekisteröity osoite kunnan menettelyn kautta sen sijaan, että luottaisit vain pankille, koululle, työnantajalle tai toimituspalvelulle tehtyyn yksityiseen osoitteenmuutokseen.

Ilmoitus- ja henkilöllisyysvelvollisuudet oleskelun aikana

Asukkailla voi olla velvollisuuksia alkuperäisen osoiterekisteröinnin jälkeen. Kyse ei ole yhdestä kaikille ulkomaalaisille tarkoitetusta määräaikaisilmoituksesta. Velvollisuudet riippuvat oleskeluasemasta, suhteesta oppilaitokseen tai työnantajaan, vastaanottavasta organisaatiosta ja muutoksen tyypistä. Käsittele jokaista muutosta kehotuksena selvittää, mille viranomaiselle ja milloin ilmoitus on tehtävä.

Työn, opiskelun tai vastaanottavan organisaation muutokset

Joidenkin opiskelijoiden, työntekijöiden ja muiden keskipitkän tai pitkän ajan asukkaiden on ilmoitettava maahanmuuttoviranomaisille vastaanottavan organisaation tietojen muutoksista. Asemasta riippuen asiaankuuluvia tapahtumia voivat olla oppilaitoksesta lähteminen, työnantajan tai oppilaitoksen vaihtaminen, järjestelyn päättyminen tai organisaation nimen tai osoitteen muuttuminen. Ilmoitus voi olla tarpeen myös, jos organisaatio lakkaa toimimasta vastaanottavana tahona.

Kaikkien ulkomaalaisten ei tarvitse tehdä kaikkia vastaanottavaa organisaatiota koskevia ilmoituksia. Velvollisuus riippuu oleskeluasemasta ja tietystä tapahtumasta. Joillakin ilmoituksilla on lyhyt määräaika, ja tietyn tyyppisiin muutoksiin sovelletaan 14 päivän aikaa, mutta se ei ole kaikkien maahanmuuttohakemusten tai ilmoitusten yleinen määräaika. Kysy koululta, työnantajalta, valvovalta organisaatiolta tai alueelliselta maahanmuuttopalvelutoimistolta, mikä ilmoitus vaaditaan, minne se lähetetään ja milloin se on tehtävä. Käytännön yhteenvedon vastaanottavan organisaation ilmoituskanavista tarjoaa myös Koben yliopisto, mutta omaa asemaasi koskeva sääntö tulee vastuulliselta viranomaiselta.

Kun muutos on mahdollinen, merkitse sen tapahtumispäivä muistiin ja aloita selvittäminen viipymättä. Säilytä kopiot lähetetyistä ilmoituksista sekä toimitus- tai verkkovahvistukset. Koulu tai työnantaja voi auttaa prosessin selittämisessä, mutta asukas vastaa itse oman asemansa velvollisuuksien ymmärtämisestä.

Verkkopohjaiset oleskeluhakemukset ja sähköiset ilmoitukset

Visit Japan Web on tarkoitettu maahantuloon liittyvään maahanmuuttoselvitykseen ja tulliselvitykseen. Se ei ole sama asia kuin maahanmuutto- ja oleskeluviraston kanavat, joita käytetään oleskeluhakemuksiin tai oleskelun aikaisiin sähköisiin ilmoituksiin. Asiasta riippuen oleskeluajan pidennykseen, aseman vaihtoon, asemaan liittyvään hakemukseen tai organisaatiota koskevaan ilmoitukseen voi soveltua erillinen virallinen järjestelmä tai menettely.

Verkkolähetys voi olla mahdollinen vain tietyille hakijoille, edustajille, organisaatioille tai ilmoitustyypeille. Digitaalinen tili tai verkkolomake ei itsessään vahvista kelpoisuutta, hyväksyntää tai laillisen oleskelun pidennystä. Hakijan on silti noudatettava laillista määräaikaa, annettava oikeat tiedot, ladattava tai toimitettava vaaditut asiakirjat ja käytävä maahanmuuttotoimistossa, jos menettely sitä edellyttää.

Käytä kyseistä hakemusta tai ilmoitusta koskevia maahanmuutto- ja oleskeluviraston ajantasaisia ohjeita sen sijaan, että etsisit yhtä yleistä Japanin verkkopohjaista maahanmuuttorekisteröintilomaketta. Säilytä lähetyskuitti, viitenumero tai muu vahvistus ja tarkista, onko lähetys valmis vai edellyttääkö se myöhempiä toimia. Lähetetty hakemus ei välttämättä ole hyväksytty hakemus.

Pidä oleskelukorttia mukana ja esitä se

Sovellettavien asukkaiden on pidettävä oleskelukortti mukanaan ja esitettävä se valtuutetun maahanmuutto- tai lainvalvontaviranomaisen pyynnöstä. Maahanmuutto- ja oleskeluviraston usein kysyttyä selittää velvollisuuden pitää korttia mukana ja esittää se asianomaisten viranomaisten pyynnöstä.

Pidä kortti turvassa mutta helposti saatavilla päivittäisten matkojen aikana. Se ei korvaa passia eikä osoita, että henkilön aseman ulkopuolinen toiminta olisi sallittua. Jos kortti katoaa, varastetaan tai vahingoittuu, käytä virallista ilmoitus- ja korvaamismenettelyä viipymättä. Tilanteesta riippuen tähän voi kuulua katoamis- tai varkausilmoitus poliisille sekä yhteydenotto alueelliseen maahanmuuttopalvelutoimistoon maahanmuuttomenettelyä varten. Älä muuta korttia tai luota epäviralliseen korvaavaan asiakirjaan.

Japanista lähteminen ja sallitun oleskelun ongelmien välttäminen

Maasta lähtö on saman maahanmuuttoaikajanan viimeinen vaihe. Tilapäisellä ulkomaanmatkalla jatkuvan oleskelun aikana ja pysyvällä muutolla pois Japanista on erilaiset hallinnolliset seuraukset. Asukkaan tulee sovittaa yhteen kunnan rekisteri, maahanmuuttoasiakirjat sekä koulu- tai työjärjestelyt sen sijaan, että pitäisi lentovarausta ainoana lähtötehtävänä.

Japanista lähtö ja kuntarekisterien päivittäminen

Tilapäinen ulkomaanmatka ei automaattisesti tarkoita, että rekisteröity asuminen Japanissa olisi päättynyt. Jos muutat pysyvästi pois kunnasta tai Japanista, kysy kunnan toimistolta asianmukaisesta muuttoilmoituksesta ja sen ajankohdasta. Toimisto selittää, mitkä osoitetiedot ja paikalliset menettelyt on päätettävä tai päivitettävä.

Pitkäaikaisen oleskelun päättävien asukkaiden tulee tarvittaessa koordinoida asia koulun, työnantajan, vastaanottavan organisaation, asunnon tarjoajan, vakuutusyhtiön ja muiden paikallisten yhteyshenkilöiden kanssa. Kysy maahanmuuttovirkailijoilta, mitä oleskelukortille tehdään lähdettäessä kyseisen matka- ja paluutilanteen mukaan, ja noudata rajalla annettua ohjetta. Älä hävitä maahanmuuttoasiakirjoja ennen kuin olet varmistanut, palautetaanko, säilytetäänkö vai käytetäänkö niitä muussa laillisessa menettelyssä.

Laadi kirjallinen lähtölista, jossa erotat tilapäisen poissaolon pysyvästä muutosta. Näin vältät muuttoilmoituksen tekemisen liian aikaisin tai sen laiminlyönnin, kun rekisteröity asuminen on tosiasiassa päättynyt.

Seuraa sallittua oleskeluaikaa

Merkitse maahantuloluvassa tai oleskelukortissa ilmoitettu sallittu päättymispäivä muistiin. Älä luota lentovaraukseen, hotellivaraukseen, työnantajan aikatauluun tai omaan arvioosi sallittujen päivien määrästä. Jos suunnitelmat muuttuvat, maahanmuuttoa koskeva päivämäärä pysyy ratkaisevana, ellei uutta laillista lupaa myönnetä.

Oleskelu Japanissa sallitun ajan jälkeen voi aiheuttaa vakavia maahanmuutto-ongelmia. Jos sairaus, peruttu lento, hätätilanne tai muu seikka voi estää oikea-aikaisen lähdön, ota yhteyttä maahanmuutto- ja oleskeluvirastoon tai asianomaiseen alueelliseen maahanmuuttopalvelutoimistoon ennen päättymispäivää. Kysy kyseiseen tilanteeseen soveltuvasta laillisesta menettelystä. Tämä on yleistä tietoa, ei yksilöllistä oikeudellista neuvontaa, eikä yhteydenotto viranomaiseen takaa tietyn helpotuksen olevan saatavilla.

Milloin ottaa yhteyttä viralliseen viranomaiseen

Käytä yksinkertaista viranomaiskarttaa päättääksesi, mistä aloitat:

• Kaupungin, suuralueen, kunnan tai kylän toimisto: ensimmäinen osoiterekisteröinti, osoitteenmuutokset, muuttoilmoitukset, asukasrekisteritiedot ja niihin liittyvät kunnan todistukset.
• Alueellinen maahanmuuttopalvelutoimisto tai maahanmuutto- ja oleskeluvirasto: oleskeluasema, oleskeluaika, oleskelukortit, vastaanottavaa organisaatiota koskevat ilmoitukset, maahanmuuttohakemukset ja mahdolliset yliaikaan liittyvät huolet.
• Japanin suurlähetystö tai konsulaatti: viisumin kelpoisuus, viisumihakemukset ja kansalaisuuskohtaiset kysymykset ennen matkaa.
• Koulu, työnantaja tai vastaanottava organisaatio: tiedot suhteesta tai tapahtumasta, joka voi käynnistää asemaan liittyvän ilmoituksen.

Ota viranomaiseen nopeasti yhteyttä, jos olet epävarma asukasluokastasi, et ole saanut odotettua oleskelukorttia, olet myöhästynyt osoiteilmoituksen määräajasta, vaihtanut koulua tai työnantajaa, kadottanut tai vahingoittanut maahanmuuttoasiakirjan tai et ehkä pysty lähtemään ennen sallittua päivää. Kunnan toimistot käsittelevät yleensä osoitetietoja, kun taas maahanmuuttotoimistot käsittelevät asema- ja oleskelukorttiasioita. Jos tosiseikat ovat monimutkaiset tai vakava maahanmuuttoseuraamus on mahdollinen, harkitse pätevän maahanmuuttoalan ammattilaisen neuvojen hankkimista.

Käytännön tarkistuslista Japanin maahanmuuttomenettelyistä

Käytä tätä tarkistuslistaa lähtökohtana ja sovita sitten jokainen kohta omaan luokkaasi. Lyhytaikaiset vierailijat käyttävät yleensä ensimmäistä ryhmää ja saapumisvaiheita, kun taas opiskelijat, työntekijät ja muut asukkaat tarvitsevat lisäksi paikallisia ja jatkuvia toimia.

Matkaa edeltävä tarkistuslista

Jokaiselle matkustajalle:

• Vahvista kansalaisuutesi mukainen maahantuloperuste, matkasi tarkoitus ja suunniteltu oleskeluaika.
• Tarkista Japanin ajantasaiset viralliset maahantulo-ohjeet sekä soveltuvat viisumi- tai viisumivapauden ehdot.
• Varmista, että passitietosi vastaavat lento-, majoitus-, saapumiskortti- ja verkkorekisteröintitietoja.
• Valmistele ensimmäisen japanilaisen majoituksen tai yhteyshenkilön osoite sekä saapumiskäsittelyssä tarvittavat tiedot.
• Tarkista ajantasaiset Visit Japan Web -ohjeet Digitaalisen viraston viralliselta sivulta, jos aiot käyttää saapumisen verkkorekisteröintiä.

Japanissa asumaan, työskentelemään tai opiskelemaan tulevalle:

• Vahvista koulun, työnantajan, perhesponsorin tai muun vastaanottavan organisaation toimittamat asemaan liittyvät asiakirjat ja ohjeet.
• Selvitä, odotetaanko oleskelukorttia saapumispaikalla vai voidaanko se myöntää myöhemmin.
• Selvitä ensimmäisestä osoitteesta vastaava kunnan toimisto ja merkitse sen aukioloajat sekä menettelyvaatimukset muistiin.
• Merkitse maahantulossa odottamasi sallittu ajanjakso muistiin ja tarkista todellinen päivämäärä maahanmuuttotarkastuksen jälkeen.

Saapumisen ja ensimmäisten 14 päivän tarkistuslista

1. Suorita maahanmuuttotarkastus ja vastaa henkilöllisyyttä, tarkoitusta, asiakirjoja ja suunniteltua oleskelua koskeviin kysymyksiin totuudenmukaisesti.
2. Vahvista maahantulolupa ja sallittu päättymispäivä mahdollisuuksien mukaan ennen tarkastusalueelta poistumista.
3. Vastaanota tai vahvista oleskelukortti, jos olet oikeutettu siihen, ja noudata ohjeita, jos myöntäminen tapahtuu myöhemmin.
4. Suorita tulliselvitys erikseen ja ilmoita tavarat oikein lentoaseman tai sataman ajantasaisten ohjeiden mukaisesti.
5. Jos aiot asua Japanissa, selvitä, milloin rekisteröity asumisesi alkaa, etenkin jos ensimmäinen majoitus on tilapäinen.
6. Käy sovellettavan 14 päivän osoiteilmoitusajan kuluessa oikeassa kunnan toimistossa oleskelukortin, passin, osoitetietojen ja muiden pyydettyjen asiakirjojen kanssa.
7. Säilytä kopiot tai vahvistukset kunnan lomakkeista ja kysy, miten saat osoitetodistuksen tai muita asukastodistuksia.

Ensimmäiset 14 päivää ovat uudelle asukkaalle erityisen tärkeät. Jos muutat uudelleen pian saapumisen jälkeen, kysy, pitääkö ensimmäinen osoite rekisteröidä ja miten seuraavasta muutosta ilmoitetaan. Paikalliset ohjeet voivat erota lomakkeen, ajankohdan ja käytettävissä olevan toimitustavan osalta.

Jatkuvan oleskelun ja maasta lähdön tarkistuslista

• Pidä oleskelukortti turvassa, kuljeta sitä vaadittaessa ja käytä virallisia menettelyjä, jos se katoaa, varastetaan tai vahingoittuu.
• Pidä rekisteröity osoitteesi kunnassa ajan tasalla aina muuttaessasi.
• Kysy koululta, työnantajalta tai vastaanottavalta organisaatiolta, aiheuttaako opiskelun, työn tai organisaatiotietojen muutos maahanmuuttoilmoituksen.
• Jätä oikea ilmoitus tai oleskeluhakemus vaaditun kunta-, maahanmuuttotoimisto-, posti- tai verkkokanavan kautta sovellettavan määräajan kuluessa.
• Merkitse sallittu päättymispäivä muistiin ja toimi ennen sitä, jos suunnitelman muutos voi vaikuttaa oikea-aikaiseen lähtöön tai muuhun lailliseen hakemukseen.
• Vahvista pysyvää lähtöä varten kunnan muuttoilmoitusmenettely ja sovita yhteen soveltuvat koulu-, työnantaja-, vakuutus-, asumis-, oleskelukortti- ja maahanmuuttoasiat.

Japanin maahanmuuttomenettelyt ovat helpoimpia hallita, kun jokainen vaihe yhdistetään oikeaan viranomaiseen ja määräaikaan. Koska lomakkeet, verkkopalvelut ja paikalliset ohjeet voivat muuttua, käytä ajantasaisia tietoja maahanmuutto- ja oleskeluvirastolta, alueellisilta maahanmuuttopalvelutoimistoilta, kunnan toimistoilta, Visit Japan Webistä sekä tilanteeseesi liittyvästä Japanin suurlähetystöstä tai konsulaatista.